Anwesenheit in der Smart Access Cloud einrichten

Die Anwesenheitsfunktion ermöglicht es Ihnen:

Richte für jede Firma eine unabhängige Anwesenheit ein.
Setzen Sie eine bestimmte Tür als Anwesenheitspunkt fest.
Mach flexibel Zeitpläne und plane Schichten.
Erzähle Urlaube und Anwesenheit problemlos.

Installateure, Projektmanager und Administratoren haben die Berechtigung, diese Funktion einzurichten.

Anmerkung
Diese Funktion ist in kommerziellen Projekten verfügbar, die nach dem 15. Oktober 2024 entstanden sind.
Mit Ausnahme des X916 sind alle Türtelefone und Zugangskontrollterminals kompatibel.

Ausgewählte Anwesenheitspunkte

Du kannst bestimmte Türen als Anwesenheitspunkte auswählen. Jede erfolgreiche Türöffnung bedeutet ein Ein- und Ausstempeln.

Klicken Sie auf Anwesenheit > Anwesenheitspunkt > Neu.

Wählen Sie das Unternehmen aus und nennen Sie den Anwesenheitspunkt.
Wähle die Tür.

Klicken Sie auf Absenden.

Fahrpläne einrichten

Es gibt zwei Fahrplanmodi, fest und flexibel. Sie können den Modus basierend auf dem Arbeitsplan des Unternehmens wählen.

Klicken Sie auf Anwesenheit > Fahrplan > neu.

Wählen Sie das Unternehmen aus und nennen Sie den Fahrplan.
Wählen Sie den Typ der Fahrplanvorlage aus:

Fest: Die Mitarbeiter pendeln zu festen Zeiten, zum Beispiel von 9 bis 17 Uhr.
Flexibel – Kostenlos: Mitarbeiter arbeiten eine bestimmte Anzahl von Stunden, ohne zu festen Zeiten einzu- und ausstempeln.

Fester Fahrplan
Gegenstandsname	Beschreibung
Spielplan 1-3	Sie können bis zu drei Arbeitszeiten festlegen. Die Arbeitszeiten können sich über zwei Tage erstrecken, zum Beispiel von 18:00 Uhr bis 7:00 Uhr am nächsten Tag.
Gültige Kontrollzeit	Mitarbeiter können nur innerhalb dieses Zeitraums ein- und ausstempeln.
Automatische Abzug der Pausenzeit	Wenn aktiviert, kannst du eine Pausenzeit festlegen. Bei der Berechnung der Gesamtarbeitsstunden der Mitarbeiter zieht das System automatisch die Pausenzeit ab.
Verspätete Ankunft erlauben (Minuten)	Wenn verspätete Ankünfte im Unternehmen erlaubt sind, geben Sie die Uhrzeit an. Mitarbeiter werden im Anwesenheitsbericht nicht als zu spät verzeichnet, wenn die Verspätungszeit diese Grenze nicht überschreitet.
Erlauben Sie frühzeitige Auszeit (Minuten)	Wenn frühzeitig im Unternehmen erlaubt ist, gib die Uhrzeit an. Die Mitarbeiter werden im Anwesenheitsbericht nicht als frühzeitig gegangen vermerkt, wenn die Zeit, die sie frühzeitig gehen, diese Grenze nicht überschreitet.
Beispiel: Wenn Sie die Startzeit auf 8:00 Uhr, die Endzeit auf 17:00 Uhr, die gültige Kontrollzeit von 7:00 bis 18:00 Uhr und die Pause von 12:00 bis 13:00 Uhr setzen, Mitarbeiter dürfen sich erst nach 7:00 Uhr einstempeln und vor 18:00 Uhr wieder gehen. Sie können von 12:00 bis 13:00 Uhr Mittagspause machen.
Flexibel – Kostenlos
Gegenstandsname	Beschreibung
Arbeitszeiten pro Tag	Geben Sie die Arbeitszeiten der Mitarbeiter an.
Startzeit des Fahrplans	Geben Sie die Uhrzeit an, nach der die Mitarbeiter einstempeln dürfen.
Mehrfach Ein/Aus	Sie können diese Funktion für Mitarbeiter aktivieren, die häufig das Unternehmen betreten und verlassen. Beim Aktivieren zählt jede Tür, die sich am Anwesenheitspunkt öffnet, als Check-in oder Check-out. Ungerade Öffnungen werden als "in" gezählt. Sogar Öffnungen werden als "Out" gezählt. Die tatsächliche Anwesenheitszeit wird berechnet, indem die Zeit zwischen jedem "Ein" und "Aus" addiert wird, abzüglich der Zeit, die nicht im Unternehmen verbracht wurde. Mitarbeiter können maximal 8 Mal ein- und ausgehen.
Beispiel: Wenn du die Arbeitszeit auf 8 Stunden und die Startzeit auf 7:00 Uhr morgens festlegst, Mitarbeiter können sich nach 7:00 Uhr einstempeln und erst um 15:00 Uhr mit dem Ausstempeln beginnen. Andernfalls werden sie als vorzeitiger Urlaub vermerkt.

Set-up-Shifts

Sie können entscheiden, wie Sie die Stundenpläne an einem Tag, einer Woche oder einem Monat wiederholen, indem Sie Schichten einrichten.

Klicken Sie auf Anwesenheit > Schicht > neu.

Wählen Sie die Firma aus und benennen Sie die Schicht.
Wähle den Wiederholungsmodus.

Täglich: Der Zeitplan gilt sofort.
Wöchentlich: Planen Sie Zeitpläne für eine Woche.
Monatlich: Planen Sie Zeitpläne für einen Monat.

Wählen Sie die Anzahl der Zyklen aus. Du kannst 31 Tage, 52 Wochen oder 12 Monate wählen.
Klicken Sie auf den gewünschten Fahrplan. Die blaue Hintergrundfarbe zeigt an, dass sie gewählt wurde.
Klicken Sie auf den gewünschten Datumsbereich, und der Name des Fahrplans wird angezeigt.

Klicken Sie auf Absenden.

Schichten für das Personal organisieren

Du kannst die konfigurierten Schichten für das Personal organisieren.

Klicken Sie auf Anwesenheit > Schichtplan > neu.

Wählen Sie die Firma aus.
Wählen Sie den Schichttyp. Der temporäre Typ hat höhere Priorität als der normale. Sie kann gewählt werden, wenn Mitarbeiter vorübergehend Überstunden machen.
Suchen Sie nach und wählen Sie das Personal aus.

Wählen Sie die Schicht. Du kannst klicken , um die Verschiebung anzusehen.
Wählen Sie die gültige Zeit, in der der Schichtplan wirksam ist.

Klicken Sie auf Absenden.

Nachdem Sie die Schichten organisiert haben, können Sie sie ändern, löschen und Details anzeigen, indem Sie auf , , bzw. klicken.

Urlaubstyp verwalten

Du kannst verschiedene Urlaubsarten für das Urlaubsmanagement hinzufügen, bearbeiten und löschen.

Im Modul "Anwesenheit > Urlaubstyp können Sie die systemgenerierten Urlaubsarten überprüfen, die nicht geändert oder gelöscht werden können.

Klicken Sie auf Neu, um einen neuen hinzuzufügen.

Wählen Sie das Unternehmen aus und nennen Sie den Urlaubstyp.

Klicken Sie auf Absenden.

Blätter verwalten

Sie können Urlaube verwalten und die Urlaubsberichte im Modul Anwesenheit > Urlaubsmanagement einsehen.

Klicken Sie rechts auf Neu.

Wählen Sie die Firma aus.
Suchen Sie nach oder wählen Sie das Personal aus.
Wählen Sie den Urlaubstyp aus.
Legen Sie die Urlaubszeit fest.
Du kannst dem Urlaub einige Bemerkungen hinzufügen.

Klicken Sie auf Absenden.

Anwesenheitsberichte überprüfen und exportieren

Neue Anwesenheitsrekorde werden jeden Tag außerhalb der Hauptverkehrszeiten erstellt und bei jeder Änderung der Anwesenheit aktualisiert.

Im Modul Anwesenheit > Anwesenheitsbericht können Sie die neuesten Tages- oder Monatsberichte einsehen, indem Sie rechts auf Aktualisieren klicken .

Klicken Sie rechts auf Export, um den Bericht herunterzuladen. Sie können die zu exportierenden Artikel auswählen und den Zeitraum definieren.

Täglich
Gegenstandsnamen	Beschreibung
Personal-ID	Zeigen Sie den Personalausweis an.
Name	Zeigen Sie den Namen der Person an.
Gruppe	Zeigen Sie die Gruppe der Mitarbeiter.
Gesellschaft	Zeigen Sie die Kompanie des Personals.
Status	Zeigen Sie folgenden Status an: Normal, Abwesenheit, Verpasster Stempler, Unzureichende Arbeitszeiten, Verspätet, Früher Urlaub, Urlaub angefordert, Feiertag und/oder keine Schicht.
Erneutes Überprüfen Ein/Aus	Zeigen Sie die Anwesenheitskorrekturaufzeichnungen an. Details finden Sie im Abschnitt Anwesenheitskorrektur.
Gültige Kontrollzeit	Zeigen Sie den Zeitraum an, in dem die Mitarbeiter ein- und ausstempeln sollten.
Datum	Zeige das Datum.
Schicht	Zeigen Sie den Schichtnamen an.
Check-in-Zeit	Zeigen Sie die Stempelzeit an.
Check Out Time	Zeigen Sie die Ausstempelzeit an.
Gearbeitete Dauer	Zeigen Sie die Arbeitszeit minutengenau an. 10:00 Uhr bedeutet 10 Stunden.
Aktionen	Klicken: Klicken Sie hier, um den Monatsbericht in grafischer Form anzuzeigen. : Klicken Sie hier, um die Anwesenheit zu korrigieren.

Monatlich
Gegenstandsnamen	Beschreibung
Personal-ID	Zeigen Sie den Personalausweis an.
Name	Zeigen Sie den Namen der Person an.
Gruppe	Zeigen Sie die Gruppe der Mitarbeiter.
Gesellschaft	Zeigen Sie die Kompanie des Personals.
Monat	Zeigen Sie den Monat an.
Gearbeitete Dauer	Zeigen Sie die Arbeitszeit minutengenau an. 10:00 Uhr bedeutet 10 Stunden.
Im Laufe der Zeit	Zeigen Sie die Überstunden, genau auf wenige Minuten. -10:00 Uhr bedeutet 10 Stunden.
Spät	Zeige die Verspätungszeiten.
Verfehlter Schlag	Zeigen Sie die Check-in-Zeit an. Das Personal meldet sich nur ein, ohne auszuchecken.
Abwesend	Zeige die Zeiten der Abwesenheit.
Um Urlaub bitten	Zeigen Sie die Zeiten des Urlaubsantrags an.
Aktionen	Klicken: Klicken Sie hier, um den Monatsbericht in grafischer Form anzuzeigen.

Anwesenheitskorrektur

Wenn Mitarbeiter pünktlich arbeiten, aber vergessen, ein- oder auszustempeln, kannst du die Anwesenheit für sie korrigieren.

In diesem Fall wird die Status-Spalte Abwesend angezeigt, und die Spalte "Recheck In/Out" zeigt "—".

Schau dir ein Protokoll an und wähle im Aktionsfeld Wieder einchecken/raus.
Klicken Sie auf Anwenden. Oder du kannst auf das Zielprotokoll klicken .

Korrektes Ein- und/oder Ausstempeln.

Klicken Sie auf Absenden. Der Status ändert sich auf Normal.